Ce dont on rêve secrètement, quand on se lance dans la création d’une série de portraits de collaboratrices et collaborateurs, c’est créer un doudou, proposer une routine agréable que tout le monde aura plaisir à retrouver. Pas simplement pour le plaisir, évidemment. Susciter l’attente et provoquer des conversations répond à l’un des grands objectifs de la communication interne : créer du lien.

5 règles simples pour contribuer à l’atteinte de cet objectif grâce au format portrait :

• Créer et utiliser un template
• Être régulie
• Faire simple
• Donner des infos « inédites »
• Diffuser sur les bons canaux

1. Créer et utiliser un template

Quel que soit le format de tes portraits (écrit, audio, vidéo), la première et plus importante des règles à suivre, pour moi c’est : toujours le même template. Choisis un support, construis sa ligne éditoriale, définis sa charte graphique et conserve-les pour toute ta série de portrait. Si tu décides d’interviewer chaque mois un collaborateur, il faut que, tous les mois, ton portrait respecte les mêmes codes.

Voilà les bonnes questions à te poser pour construire une ligne éditoriale et raconter une belle histoire sans mettre de côté la créa !.

• Quel est le bon format ? Écrit, audio ou vidéo ? Pour répondre à cette question : analyse les habitudes de ta cible, de ton entreprise, les canaux déjà en place, les ressources disponibles…
• Combien de personnes sont interrogées à chaque portrait ? Qui sont les protagonistes ? Une seule personne, un duo pour faire un portrait croisé ou valoriser les points communs, un portrait d’équipe ?
• Quel est le ton à privilégier ? Formel, ludique, factuel, humoristique…
• Comment ton titre est-il agencé ? On y retrouve le prénom nom du collaborateur ; on devine de qui on parle ?
• Quelle est la répartition des infos pro / perso ? 100% pro, 80% pro / 20% perso…

• Quelle histoire est racontée (#storytelling) ? Le parcours professionnel du collaborateur depuis ses études et jusqu’à ce jour ; la vie du collaborateur depuis sa naissance, avec tous les événements qui ont marqué sa vie perso et pro…
• Comment tu racontes cette histoire ? Quel est le plan du portrait ? Un titre + chapô + 3 paragraphes ; 15 questions en mode « portrait chinois »…

• Quels sont tes choix graphiques ? Polices, couleurs, logos, intro / outro, agencement des photos…

Assure-toi que ces éléments sont cohérents avec la ligne éditoriale et la charte graphique de ta com’ interne globale. Ne te lance pas dans la rédaction de portraits ultra sérieux si ton identité de marque est fun et colorée.

Vous pouvez répéter la question ?

Une fois que tu auras défini les grandes lignes du template de ton portrait, tu vas pouvoir te lancer dans la rédaction d’un questionnaire type. Poser les mêmes questions, ou le même type de questions, à chaque personne, te permettra aussi de mettre de la cohérence entre chaque portrait.

2. Être régulier

Photo de Monica Sauro sur Unsplash

Pour créer un RDV avec tes collaborateurs, il est important de publier tes portraits de façon régulière. Mais attention à ne pas confondre rythme régulier et fréquence effrénée !

En fonction de ta capacité de production, de celle de ton équipe, tu peux publier un portrait une fois tous les 2 mois dans ta newsletter ou créer des vidéos et les publier chaque semaine sur ton intranet.

Même si ce format est cool, ne t’impose pas un rythme de publication sans avoir vérifié que tu pouvais le tenir. D’autant plus que tu n’es généralement pas la seule ou le seul intervenant.e sur un portrait. Pour gagner en sérénité, pense à anticiper les grandes étapes et leurs délais de réalisation :

• Préparation des questions,
• Interview,
• Conception – création du portrait (montage ou rédaction),
• Validation,
• Publication,
• Diffusion sur d’autres canaux…

Si certaines de ces étapes ne sont pas à ta main, discutes-en avec les personnes concernées. Fixe des délais et communique-les. Si ton interlocuteur connait tes impératifs et ta date de publication, cela facilitera l’organisation entre vous.

Adapte ton rythme de publication au nombre d’interviewés potentiels dans ta série de portrait.

Si tu es dans une entreprise de 25 personnes avec peu de turn over, publier un portrait tous les mois, c’est cohérent. A raison de 12 portraits par an, tu as environ deux ans devant toi, plus ou moins en fonction des départs et arrivées, et de la réponse favorable ou non des interviewés. A ne pas oublier : sur ton potentiel de personnes à interroger, il y’en aura forcément quelques un.e.s qui ne souhaiteront pas qu’on leur tire le portrait…

Dans une entreprise plus importante, si vous êtes équipés, formés et plusieurs sur la création, sortir une vidéo par semaine, c’est de l’ordre du possible. Par exemple, j’ai travaillé en binôme (coucou Mélanie 👋🏼) pour la communication interne d’une PME de 180 personnes et on sortait une vidéo type « fast and curious » chaque semaine.

Garde toujours un portrait d’avance. Si tu as une grosse urgence à gérer la semaine de lancement de ton portrait, tu pourras quand même le publier. Même chose si la personne que tu souhaitais interroger n’est finalement plus disponible.

3. Faire simple

Photo de Maëva Vigier sur Unsplash

Je suis convaincue que les concepts les plus simples donnent les meilleurs résultats. Il n’y a qu’à voir la popularité du format vidéo « Fast and Curious » de Konbini, adapté en communication interne. Ça va vite, c’est amusant et facilement réplicable.

Pas besoin d’inventer un format de portrait compliqué.

Comme évoqué dans l’article Le portait, incontournable en communication interne, la façon de faire la plus simple, c’est :

• Interviewer une seule personne,
• Mixer 50% d’infos perso et 50% d’infos pro, avec une répartition franche entre les deux. A l’écrit, ça peut être un paragraphe pour l’un et l’autre ; en vidéo ou podcast, on peut retrouver 5 questions pro / 5 questions perso par exemple.

Pour faciliter la vie de l’interviewé : envoie-lui les questions en amont. Il aura le temps de préparer et se sentira surement plus détendu au moment de l’interview.

Enfin, retour au point 1 : créer une template apportera plus de simplicité et de fluidité sur le long terme. Oui, la réflexion autour de sa création prendra du temps, mais une fois qu’il sera en place, il suffira de le dupliquer d’un portrait à l’autre.

4. Donner des infos inédites

Pour créer du lien entre les collaborateurs grâce au portrait, il faut aller plus loin que les banalités d’usage qu’on se raconte autour d’un café ou en visio (ah tiens Elodie a un chat qui passe devant sa caméra 😅).

Ce que les gens ont envie de connaitre, ce sont les anecdotes inédites, qui vont révéler la personnalité de l’interviewé. Après avoir lu le portrait de ton collègue qui a fait le GR20 par les variantes alpines, tu vas pouvoir discuter sport, aventure et randonnée avec lui.  

Pour obtenir ce genre d’infos, il faut creuser un peu, ne pas hésiter à demander des détails, des précisions, à reformuler les questions, à en poser de nouvelles en direct et à ne pas hésiter à sortir des sentiers battus. Si à la question « quelle est la chose la plus folle que tu aies fait ? » ton interviewé n’arrive pas à choisir parmi toutes ses activités, tu sais que tu as affaire à un aventurier. S’il ne trouve pas de réponse, cela te donne aussi une indication sur sa personnalité et te permet de réorienter les questions.

Dans la mesure du possible, interviewe des personnes qui ont un lien avec l’actualité du moment, au sein de ton entreprise ou en dehors. Tu peux mettre le focus sur la personne qui gère le gros projet du moment ou sur une actualité sociétale (ex. : interviewer le responsable informatique en lui posant une question sur l’apport de l’IA dans son activité).

5. Diffuser sur les bons canaux

Il faut penser aux canaux de publication et de promotion de ton portrait dès la création du template (cf. point 1). La vidéo a beau être un format incontournable en 2023, si tu n’as aucun canal pour la diffuser aujourd’hui, ce n’est pas encore le moment pour te lancer.

Analyser tes outils, tes canaux et tes métriques t’aidera à sélectionner : 

1. Le format de ton portrait,
2. Son canal de publication,
3. Ses canaux de promotion.

Par exemple :

Si tu as un journal interne et un intranet, tu peux publier l’intégralité d’un portrait écrit dans le premier et un extrait dans le second, ou inversement.

Si tu crées un portrait au format podcast, tu peux mettre une partie de sa retranscription dans ta newsletter interne avec un lien pour l’écouter…

Enfin, même s’ils sont géniaux et que tu as envie de les garder précieusement pour toi 💎 tu peux sortir tes portraits en dehors de ton entreprise. Le format portrait, incontournable en communication interne, est largement utilisé en communication externe : créer une version spécifique pour LinkedIn servira ta marque employeur.

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